Como reduzir as faltas na sua clínica médica ou consultório?
A sua clínica médica também enfrenta sérios problemas de faltas de pacientes? Veja como contornar esse problema e transformá-lo em oportunidade! Uma das maiores dificuldades enfrentadas por uma clínica médica é a alta taxa de faltas nas consultas. Na maioria das vezes, mesmo com as confirmações por telefone e mensagens, os pacientes deixam de comparecer sem avisar. E isso acontece muito mais pela eficiência do processo do que pela quantidade de telefonemas. O resultado é uma perda significativa no número de atendimentos do consultório. E, pior ainda, a agenda do médico que fica com “buracos”, uma vez que não é possível agendar outro paciente tão em cima da hora. Mas será que esse grande problema tem solução? Veja algumas dicas para reverter o número alto de faltas em sua clínica médica!
1. Preste mais atenção na relação com os pacientes
A relação entre médico e paciente precisa ter uma troca mútua de respeito e comprometimento. Assim como é prejudicial para a clínica que o paciente falte sem avisar ou chegue muito atrasado, deixar as pessoas esperando por muito tempo pela consulta também afeta a imagem da clínica. Por isso, se atentar a forma como você se relaciona com os pacientes pode fazer toda a diferença para reverter esse cenário. Tente não atrasar e, quando acontecer, avise. Torne as consultas mais humanas e mantenha um relacionamento próximo com os pacientes, mesmo fora da clínica médica. O resultado será um envolvimento maior também dos pacientes, fazendo com que eles sintam mais responsabilidade em comparecer às consultas ou em avisar com antecedência em caso de faltas.
2. Crie regras de agendamento e faltas
Muitas vezes, os pacientes faltam às consultas da sua clínica médica porque não compreendem o impacto que esse tipo de ação gera. A falta de informação, nesse sentido, também pode ser a grande responsável por prejudicar a sua agenda. É preciso “educar” os pacientes por meio de uma política clara de agendamento e falta de consultas. Estabeleça boas práticas, como avisar com 24h de antecedência o não comparecimento e explique os motivos pelos quais isso é importante. Para isso, as atendentes precisam ser treinadas a sempre reforçar as regras da clínica e expor que uma falta não avisada pode tirar a oportunidade de que outro paciente seja atendido.
3. Reforce os lembretes
Também existem aqueles casos em que o paciente falta à consulta por puro esquecimento. Mesmo ligando na véspera, é sempre importante reforçar ainda mais a data por outros canais. Nesse sentido, é importante criar um calendário que esteja de acordo com o perfil dos seus pacientes. Vocês podem, por exemplo, começar com uma ligação telefônica uns 3 dias antes da consulta e, na véspera, enviar um SMS para reforçar. Também é fundamental não desistir no primeiro contato em casos em que o paciente não atende o telefone. É comum que as secretárias deixem um recado na caixa postal e esqueçam de retomar o contato. E, quando isso acontece, as chances de o paciente esquecer depois ou nem pegar o recado são muito grandes!
4. Tenha uma atendente bem treinada em sua clínica médica
No final do dia, o que realmente vai fazer a diferença para diminuir as faltas da sua clínica médica é a eficiência da pessoa responsável por agendar e confirmar as consultas. É comum com que uma mesma pessoa seja responsável pelo atendimento dos pacientes que estão na clínica e pelo atendimento telefônico. Apesar de parecer uma boa saída, esse conflito de tarefas acaba fazendo com que uma delas seja deixada de lado e, normalmente, são as ligações. Com isso, a secretária fica sobrecarregada e não consegue acompanhar a agenda e manter o relacionamento remoto com os pacientes como deveria. O resultado é uma agenda pouco organizada e com vários “buracos”. Mas saiba que é possível resolver essa situação sem precisar aumentar tanto os custos da sua clínica médica com uma nova contratação. Existem serviços de secretárias virtuais altamente treinadas e capacitadas em atender os pacientes pelo telefone e agendar consultas. Para você ter uma ideia, o índice de faltas em uma clínica popular é de 40%, mas quando uma secretária virtual faz a confirmação da consulta, esse número cai para 20% a 15%. Isso acontece porque o contato é mais pessoal do que uma mensagem de texto e ainda há a possibilidade de remarcar a consulta em caso de conflitos de horários. Já as clínicas médicas de convênio costumam ter um índice de faltas de 20% que é reduzido para 7% com a confirmação por telefone. E o melhor desse tipo de serviço é que as atendentes possuem metas e são avaliadas por desempenho. Ou seja, a chance de a clínica aumentar o número de consultas é grande! Entre as vantagens você encontra:
- Agendamentos simultaneamente para diversos profissionais de uma mesma clínica;
- Agendamentos para um mesmo profissional com agendas em diferentes endereços;
- Confirmações de consultas e procedimentos: sempre com foco em manter as agendas completas de atendimentos;
- Inteligência nos agendamentos: visando consultas particulares e convênios com mais rentabilidade.
Para que você entenda um pouco mais sobre estas vantagens, confira o depoimento do Dr. José Augusto.
Quer conhecer um pouco mais sobre o serviço de secretária virtual? Veja os depoimentos de outros médicos que já adotaram a prática em suas clínicas médicas!
